El correo electrónico o email es una de las herramientas más utilizadas en el mundo. Se calcula que el número de cuentas de mail activas a nivel global supera los 6000 millones y al día se envían más de 300 mil millones de correos electrónicos. 

Esto nos da la dimensión del impacto que tiene esta herramienta en nuestra vida personal, profesional y de negocios. Prácticamente toda persona adulta tiene un mail y aunque no todos lo usan con frecuencia o no le sacan provecho a todo lo que ofrecen estas plataformas, es innegable que sigue siendo un medio fundamental para emitir mensajes, información, noticias y comunicar diversos aspectos.

Hay que diferenciar los usos del mail o correo electrónico, aunque independientemente del ámbito en el que se utilice es necesario tener una redacción correcta del mensaje porque esto siempre ayudará a cumplir los fines de enviar un mail. 

Por qué usamos el mail

El correo electrónico sigue siendo una gran herramienta de comunicación por su versatilidad, su facilidad de uso, su estructura que permite emitir un mensaje eficiente, el seguimiento o flujo que se puede generar tras un tema y el hecho de que el receptor decide si lo abre o no.

Con el mail puedes informar, emitir un mensaje, un anuncio, comunicación interna, instrucciones, compartir documentos y archivos, dar detalles sobre un tema, establecer un hilo de comunicación, generar atracción de clientes, convertir leads, en fin, generar campañas de comunicación, marketing y ventas. 

Cada tipo de mail o uso requiere de atención, de un tono, de un estilo, de una intención, de contextualizar, al momento de realizarlo. Obviamente a nivel personal puede ser algo que no repares, pero cuando se usa internamente o en empresas, cuando se comunica hacia otras entidades o cuando generas ventas o en estrategias de mailing sí o sí tienes que estructurarlo bien para que sea exitoso.

En general podemos distinguir 5 usos principales del correo electrónico:

Uso personal del email

Es el uso más común, cuando una persona se registra en alguna plataforma de mail (por lo general gratuitamente) para mandar y recibir comunicaciones. Por ejemplo, un estudiante que manda sus proyectos o envía algunos recursos a otros compañeros; alguien que lo abre para enviarle alguna información a un familiar; quien tiene un mail para al momento de realizar un trámite le llegue por esta vía.

El tono es totalmente informal y rara vez se usa para cuestiones oficiales, aunque hay ámbitos personales que a lo mejor requieren de formalidad como quien busca empleo y a través de su mail lo contactan.

Obviamente en este ámbito es donde menos atención se pone a la redacción y construcción de un mail, pero esto no quiere decir que no se deba hacer, ya que la comunicación informal o familiar bien puede ser por otras vías como Whatsapp o Facebook, mientras asuntos más serios se harían por correo electrónico.

Correo electrónico empresarial interno

Los ámbitos empresarial, corporativo y laboral son de los que más volumen de mails genera y es el uso con una tasa de apertura total. Se trata de los correos que se usan de forma interna en una empresa, organización o institución, es decir, para comunicarse entre los que integran dicha entidad.  

Entras a un trabajo nuevo y lo primero que te proporcionan es tu mail personalizado por área o nombre, por ejemplo:

• administracion@nombredelaempresa.com
• antonio.casillas@nombredelaempresa.com

También podrían ser mails genéricos como gmail o hotmail, cuyo uso lo hacen personas que se unen en equipo para comunicarse en torno a un proyecto.

Tienen una tasa de apertura total porque se abren sí o sí, es la comunicación interna entre áreas, puestos, personas de la empresa, sabes de quién proviene, qué requiere y que necesitas abrirlo porque es parte de tu actividad.  

El nivel de formalidad depende del organigrama o la jerarquía de posiciones, pero la exigencia de un mensaje efectivo es mayor porque al ser una vía recurrente de comunicación se debe estructurar de tal forma para no generar ambigüedades. 

Mail de comunicación externa

Es el mismo mail genérico o personalizado con el nombre de la organización, pero aquí hablamos cuando la comunicación ya no es entre colaboradores internos, sino que se usa para emitir un mensaje fuera de dicha empresa.

Una persona en un puesto específico o una área tiene que comunicarse con otras personas, puestos o entidades, es decir, con los stakeholders: proveedores, clientes, acreedores, socios, autoridades, medios de comunicación, etc. 

Gran parte de esa comunicación se hace a través de mail, así que es fundamental que el mensaje sea exitoso.

Quizá internamente entre compañeros no se ponga atención a la forma, pero cuando se trata de una comunicación externa es vital. Por lo que hay que adaptar el mensaje porque no es lo mismo dirigirse a un cliente o un proveedor que a un socio o los medios.

Mail para ventas

Este uso bien podría estar dentro de la comunicación externa, pero quise dejarlo como una opción específica, porque el mail se utiliza mucho para cuestiones de ventas, sea para presentar un producto o servicio, para dar un seguimiento, etc. 

Este tipo de mail no solo debe estar bien redactado y estructurado, sino que debe ser estratégico para que sea eficiente. Se trata de generar prospectos y clientes a través de esta herramienta.

La venta por la venta desde correo electrónico no es lo más adecuado, sobre todo cuando se está emitiendo un mensaje para contactos nuevos. 

Estrategia de mailing

Cuando el mail es una herramienta que se está utilizando para una estrategia de marketing o comunicación estamos hablando de email marketing o mailing, que ha sido un uso que ha tomado fuerza en los últimos años.

En este caso no es una comunicación meramente de envío por mail, sino que el mensaje es parte de una estrategia de atracción, información y contenido. Aquí se requiere una redacción clara y una estructuración bien planeada para que se logren los objetivos, además de que no es una información aislada, sino que va sobre un flujo.

Elementos para estructurar un email

Hemos utilizado el mail por tanto tiempo que lo hacemos ya de forma natural o inercial, pero muchas veces dejamos aspectos de lado que podrían ser clave para que nuestro mensaje llegue con efectividad. 

Estos son los elementos que un correo electrónico debe de llevar para que estructuralmente sea funcional:

Destinatario: Donde anotarás el mail de las entidades o personas a quien le mandas el mail. Verifica que las direcciones sean correctas.

• CC: Con copia, en este campo anotas direcciones de mails a quien quieres copiar lo que mandas. En teoría quienes pones en este campo es porque deben estar informados, pero no tienen que hacer una acción. Estas direcciones estarán visibles para todos los que abran esta comunicación. 
• CCO: Con copia oculta, las direcciones de correo que pongas en este campo no se verán cuando llegue tu mail. El objetivo es que alguna persona reciba tu información, pero los demás no sepan que también le llegó.   

Asunto: Toda plataforma de mail tiene un campo para que se indique cuál es el asunto, tema o propósito del mail. Verifica que sea claro, que realmente indique lo que se verá al abrir este correo, que llame la atención, pero que no sea engañoso.

Cuerpo: Otro campo visible que siempre tiene un mail es un espacio donde se redactará el contenido o desarrollo del mensaje.  

• Saludo: Este elemento debe ir dentro del cuerpo, es un saludo informal o formal que abre nuestra comunicación con otra persona que abrirá el mail. 
• Primer párrafo: Hay que hacer un resumen claro, conciso y contundente desde el primer párrafo en unas 3 líneas. 
• Desarrollo: Los siguientes párrafos son para abundar en el tema si es que es necesario. Aquí se puede dar una explicación, motivaciones, instrucciones y detalles sobre el tema principal del mail. 
• Conclusión: Hay que darle un cierre al mensaje. No se trata solamente de la despedida, sino un par de líneas en las que se indique que el mail culminó.
• CTA: Dependiendo cuál sea el objetivo y tipo de mail es necesario hacer un llamado a la acción, es como decirle al que vio tu mail qué quieres que haga con esa información, por ejemplo, hacer clic, suscribirse, entregar un informe, dar seguimiento, etc. 
• Datos: Hay que incluir nombre y datos que se crean necesarios de quien emite el mensaje, puede ser nombre y teléfono, quizá número de móvil, las redes sociales, etc. Es en sí una firma electrónica que se integra al cuerpo del mail.

Adjuntos: Es un campo que nos brindan las plataformas para cuando queremos enviar imágenes, audios, documentos y cualquier archivo digital. 

Ventajas de usar el correo electrónico

El uso del correo electrónico no requiere de gran habilidad o conocimiento, por lo que en general no tendrías que estar capacitando al personal. Es una herramienta que implica un menor costo en cuanto a su capacidad de comunicación, puedes enviar un mismo mensaje a varios destinatarios, con el uso de smartphones se ha multiplicado la necesidad de tener un mail para comunicarse en diferentes ámbitos. 

Te permite organización y seguimiento de tus mensajes. Tienes gran capacidad para enviar diferentes tipos de archivo y para almacenar información; no es una herramienta invasiva y tiene muchas formas de configuración para personalizar su uso de acuerdo con la operación que tengas. Asimismo, el uso del mail contribuye a no usar papel.  

Si lo vemos desde el punto de vista del marketing digital tiene muchas ventajas, para empezar por el número de usuarios que utilizan esta herramienta, es un medio efectivo para crear relaciones de largo plazo, se adapta a la comunicación con diferentes stakeholders, audiencias o usuarios; haces una comunicación personalizada, mantienes una comunicación bidireccional con un gran seguimiento e histórico de una conversación.

Se trata de un canal con excelente retorno de inversión, puede ser masivo, es muy estratégico y permite hacer segmentaciones. Lo integras con diferentes estrategias y campañas, puedes medir resultados.