El email ya tiene muchos años entre nosotros, lo hemos adoptado y lo usamos constantemente, pero como todo medio de comunicación si no lo usas adecuadamente podrías estar transmitiendo tu mensaje de manera deficiente, desvirtuada o incomprensible. Así que vale la pena que se ponga más atención en esta herramienta.

Respetar una estructura para tu mail y generar una redacción clara, directa, con un tono y voz acorde al destinatario, respetando objetivos y contextos, es de vital importancia para que un email tenga éxito.

Sobre todo si pensamos en comunicación, marketing, ventas o servicio el uso del mail como herramienta o plataforma que sea parte de una estrategia implica saber qué buscamos al enviar ese mail, cómo lo enviaremos (si es con imagen, texto, etc.), conocer a tu audiencia, crear un mensaje claro, etc.

Un mail será eficiente cuando llame la atención, sea abierto por la persona o grupo de personas a quien se lo envías, sea leído, entendido y motive a la acción o efecto que buscabas tener con esa comunicación.  

Recomendaciones para redactar correctamente un email

Es importante atender todas las recomendaciones posibles para que tus corres electrónicos logren su objetivo. Aquí te menciono algunos aspectos generales, así como errores más comunes, con la finalidad de que estructures y redactes un email funcional y eficiente.

No pierdas de vista el objetivo

Toda comunicación debe tener una intención, un objetivo a cumplir con el mensaje que emites. Tener el objetivo claro será tu guía para qué decir, a quién, cómo, para qué o por qué.  

Conoce a tu audiencia 

Tienes que conocer a tu audiencia para saber cómo vas a hablarle, en qué tono, qué materiales puedes enviarle, etc. En Inbound Marketing esto lo sabemos cuando desarrollamos los buyer persona. No es lo mismo que mandes un mail, una estrategia de mailing o una pieza de comunicación a través del mail para un público de chicos de 20 años que para una audiencia de mujeres de 50 años o un mensaje para abogados que para diseñadores.

Respeta la estrategia

Hacer mailing tiene que ver con una estrategia, así que su uso debe acatar lo que nos marca la estrategia. En caso de que no tenga que ver con una comunicación o marketing digital tu estrategia será el objetivo por el que lo mandas y ese mail que redactes debe respetar esto.

Si es una estrategia de mailing debes saber cuál es la etapa de recorrido en la que están los contactos a quienes vas a comunicar.

Básate en una segmentación

Necesitas tener tus listas de contactos bien depuradas y con estas hacer una segmentación para que sepas qué mensaje entregarás a cada lista. La comunicación debe ser lo más específica y personalizada posible para que tengas mejores resultados. 

Encuentra el balance 

Siempre hay que buscar que nuestro mail esté balanceado en todos los aspectos posibles, si vas a usar imágenes que no esté saturado de estas; si es puro texto que no sea amplio y engorroso; si vas incluir links que no sean muchos. Toma en cuenta siempre el contexto en el que se manda para saber que tu mensaje es apropiado.

Busca coherencia en tono, voz, que respete la institución de donde emites tu mail, que vaya con los parámetros de marca. 

Hay que cuidar lo visual

Busca ser visual. A menos que sea un mail rápido con puro texto, siempre será recomendable que insertes un elemento gráfico que llame la atención, que explique o complemente lo que estás tratando con ese mail. Si estamos hablando de mail para una estrategia de marketing sí debes ponderar con mayor atención esta parte visual. 

Puedes tener mails que combinen texto y gráfico, otros con una gran imagen y un breve texto, otros más explicativos, pero siempre atendiendo todo lo anterior de tener en cuenta tu objetivo, buscar un balance, etc. 

Estructura funcional para tu mail

El mail en sí ya tiene una estructura y elementos que debes respetar y llenar con claridad para que tu mensaje sea eficiente, pero vale la pena que cuides algunos aspectos en particular en tu estructura. 

Trata de que tu mensaje fluya y que cada elemento sume en vez de ser un obstáculo o algo que va a generar ruido y malas interpretaciones. Tu redacción debe ser clara, concisa; cuidar todo componente gráfico y textual que uses.

Puedes utilizar plantillas predefinidas para el envío de tus mails o generar especie de machotes de texto y gráficos que debería llevar un mail dependiendo el uso que le des.  

• El asunto es fundamental, es lo primero que ven las personas y si es un mail que no están esperando tienes que ser muy claro para que abran tu mail, de lo contrario lo ignorarán. El asunto debe resumir el qué y el porqué de ese mail, es decir, en no más de 80 caracteres tienes que decir qué contiene ese mail, porqué lo mandas y porqué es importante que lo abra a quien le está llegando.

• Aunque sea un mail interno en tu empresa debes seguir la regla de ser conciso y preciso en el asunto. Y si lo usas como estrategia de venta o de marketing debes además ser atractivo y llamar la atención. Dependiendo de tu objetivo y tu audiencia puedes utilizar emojis en el asunto, pero no abusar de ellos.

• Si es interno es bueno establecer un orden de categorías de lo que estás mandando para que sea más fácil su visualización y búsqueda posterior. Por ejemplo, área-proyecto-acción, esto es, quién manda el mail, de que proyecto y qué se busca, que se hizo o qué se está avisando con ese mail: administración-nóminas-listas revisadas.

• El cuerpo es la clave del mensaje, si ya lograste que abran tu mail tu cuerpo no debe decepcionarlos. Aquí tanto textos como gráficos deben ir acorde con el tema de este correo electrónico. Puedes apoyarte en datos, estadísticas, imágenes creativas. Puedes incluir links, pero no abusar de ellos. El peor error en ese sentido es que tu asunto prometa algo y al abrir el mail descubras que era un engaño o que falta información.

• Sea empresarial, comercial o hasta personal se recomienda que en el cuerpo del mail trates solamente un tema, a lo mucho dos o tres pero que de alguna forma están vinculado a tu tema principal. No es lógico que te manden un mail ofreciendo un servicio de reparación de computadoras y en el cuerpo del mail también te ofrezcan asesoría legal, esto no funciona ni conecta con una audiencia. 

• Es importante utilizar call to action o llamados a la acción porque haces una invitación a las personas que les mandas esa comunicación a que hagan algo con base en tu objetivo del correo electrónico. Puede ser hacer clic en un botón, suscribirse, ir a un sitio, pedir asesoría, etc. Incluso en terrenos de una comunicación interna también contar con CTA puede ayudarte, por ejemplo, revisar documentos, pasar listas, verificar con el gerente, etc.  Estos CTA deben ser visibles, cortos, directos y que se distingan. 

Puedes ser creativo, pero siempre busca una estructura funcional, que comunique, esto lo logras respondiendo: quién emite la comunicación, qué quieres comunicar, a quiénes quieres comunicar, cómo lo vas a comunicar, qué acción quieres provocar con esa comunicación.

Tus listas de contactos deben estar depuradas, con direcciones correctas. Realiza un seguimiento de respuestas y establece un workflow para este fin. Aquí te puede ayudar la automatización.

Cuida la redacción y revisa muy bien tus piezas de mail para que no haya ningún error. Aunque uses texto, gráficos o una combinación procura siempre que el mensaje sea potente. 

Errores más comunes al estructurar un mail

Aquí te enumero una serie de errores al momento de redactar o estructurar un mail, independientemente del objetivo que se tenga al usar esta plataforma.

1. Falta de información.
2. Explicaciones laberínticas.
3. Redacción sin sentido.
4. Destinatario equivocado, es decir, que se lo mandes a quien no debes.
5. Textos largos y cansados.
6. Errores ortográficos.
7. Incoherencia entre asunto y cuerpo.
8. No especificar asunto.
9. Que el asunto no indique de qué va el mail.
10. Mandar mails incompletos. 
11. Olvidar adjuntos cuando se está anunciando que mandamos un archivo adjunto.
12. Que el tono esté fuera de lugar.
13. Abuso de emojis.
14. Utilizar puras mayúsculas.
15. Direcciones de mail de destinatario incorrectas.
16. Tratar muchos temas en un solo mail.
17. Dar instrucciones, pero no indicar quién debe ejecutar cada instrucción.
18. Ser invasivo, es decir, mandar un mail a quien no te conoce o no lo está esperando.
19. No enviar datos de contacto o que estos sean incorrectos.
20. Mandar un mail con links que no vinculen o que vinculen a una cosa diferente a la que está tratando en el mensaje.

En realidad hay un gran espectro dónde moverse con un mail, no olvides creatividad, sentido común y los elementos clave: el asunto, tu objetivo, un primer párrafo como resumen, un cuerpo que conteste las preguntas que se puede hacer quien lo vea. Por lo demás será cuestión de diseño, lugar, para quién, etc.

No olvides hacer pruebas en el caso de correos electrónicos de uso externo, incluso si estamos hablando de comunicación corporativa con otros entes podrás determinar qué estructura, forma, tono, etc, son los que mejor te funcionan. 

Si es mail como estrategia de marketing, venta, servicio al cliente o comunicación mide aperturas, tiempo de lectura, dónde hacen clic, en fin, evalúa indicadores que te brinden un panorama de qué puedes optimizar, qué puedes replicar o qué no te está sirviendo.