Si hay una herramienta que se ha mantenido vigente por su funcionalidad durante mucho tiempo es el boletín de prensa o comunicado, con el cual un ente (empresa, institución, grupo o persona) emite una información para los medios de comunicación, quienes retomarán el texto íntegro, parcial o algunos datos para difundirlo.

Este recurso es clave en las labores de comunicación y de relaciones públicas, incluso hay agencias especializadas que se dedican a ser el intermediario entre un ente y los medios de comunicación.

Cualquier negocio o persona puede generar sus boletines de prensa y compartirlo a los medios, aunque obviamente el éxito de este recurso depende de algunos factores.

Elementos a considerar para un comunicado

Si queremos tener resultados con un boletín de prensa hay que tomar en cuenta varios factores, de lo contrario estaremos emitiendo comunicados que no tengan impacto. 

Lo que buscamos con una herramienta como esta es dar a conocer algo importante de nuestro negocio en el giro o sector donde tiene influencia, que sea lo suficientemente atractivo para que los medios lo consideren digno de ser publicado y así multiplicar el número de personas a las que llegue nuestra comunicación.

Base de datos

Primero necesitas generar una base datos de los medios en los que generalmente se informa tu audiencia. Esto lo consigues haciendo una búsqueda, unas llamadas para preguntar por el jefe o coordinador editorial, también te puede servir tener el contacto del reportero de la fuente. 

Los medios de información general te pueden ser de ayuda, pero es más fácil que tu mensaje conecte si tu información se coloca en los medios especializados.

Por ejemplo, si tu empresa es del sector logístico tu información en un medio general tendría que ir hacia la sección de Economía, pero si buscas medios especializados de tu industria la información  puede ser parte fundamental dentro de una revista o en el portal web.

Relaciones públicas

Cuando hagas tus llamadas para crear tu base de datos es importante que te presentes, que ubiquen tu empresa, a qué se dedica e informes que periódicamente estarás emitiendo algunos comunicados que pueden ser de interés.

Es posible que un medio busque alguna remuneración por publicar tu información, por eso será importante aclarar que este boletín es independiente de tu estrategia de publicidad, pero también puedes considerar con el tiempo un presupuesto para anunciarte en esos medios especializados.

Información de valor

Analiza muy bien lo que quieres dar a conocer, porque debe ser una información realmente valiosa, trascendental, de actualidad, algo que sea innovador, algo que aporte a la audiencia de esos medios.

Si el contenido no es atractivo para los medios no lo publicarán, piensa por ejemplo en aperturas de sucursales, el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, alguna tecnología incorporada en tu empresa o en algunos procesos, concéntrate en los beneficios de lo que haces, pero sin que hagas un comercial, tiene que se totalmente informativo. 

Aunque un portal informativo, un periódico o una revista no quiera publicar tu comunicado, si realmente es trascendental tendrán que retomar la noticia de una u otra forma.

Redacción clara

Aquí está la clave para la efectividad de un comunicado, hoy se ha demeritado mucho esta parte, incluyendo los boletines que hacen las agencias porque presentan una redacción confusa, quieren abarcar mucho y peor hasta con faltas ortográficas.

El tono tiene que ser informativo y no comercial, con una redacción clara y directa, que abarque justo el tema que estás tratando, no intentes dar múltiples informaciones en un solo comunicado, hay que enfocarse solamente en el suceso que quieres dar a conocer.

Cita fuentes si usas datos, puedes incluir declaraciones de algún directivo de tu empresa porque con eso le das más peso a lo que estás difundiendo. 

Estructura de la nota

Tu comunicado debe contar con estos puntos que lo estructuran y servirán para que un medio verifique que la información es seria y fidedigna:

• Hoja membretada (logo, colores de branding de la empresa y datos de contacto como sitio web, redes, mail, teléfonos).
• Fecha de emisión (nos ubica en la temporalidad).
• Un encabezado (título atractivo y subtítulos que complementen el título).
• Texto (sigue la estructura de la pirámide invertida, es decir, lo más importante hasta arriba; tu primer párrafo debe contestar a qué, quién, cómo, dónde, cuándo, para qué o por qué, los siguientes bloques abundarás en los aspectos del suceso).
• Dependiendo el tema incluye gráficas, datos o estadísticas de valor.
• Al final y delimitando que no es parte del contenido se debe incluir una breve descripción sobre tu empresa, esta irá siempre en todos tus comunicados, así el medio sabe de dónde proviene esa información. 
• Manda adjunto imágenes que ilustren lo que estás dando a conocer. 

Beneficios de un boletín de prensa

Este recurso te sirve para mantener una comunicación constante y una relación con los medios que atienden el sector o industria en el que se mueve tu negocio. Logras un mayor número de impactos en una amplia audiencia. 

Tu negocio gana notoriedad y posicionamiento porque te ubicas como una autoridad en tu sector. 

Aumentas el tráfico web y generas una base de contactos que después te servirán para realizar estrategias de marketing digital. 

Es una herramienta en la que no requieres invertir, pero que sí te genera impactos. También ganas en visibilidad, credibilidad y percepción positiva de marca.